Activitatea de mediere a devenit în ultima perioadă o alternativă din ce în ce mai utilizată în soluționarea diverselor dispute ce apar între oameni, între agenți economici, sau între agenți economici și consumatori. Alegerea medierii ca și cale de rezolvare a acestor tipuri de probleme este stimulată pe de o parte de recunoașterea din ce în ce mai largă a eficienței procesului de mediere (inclusiv sub raportul costurilor de timp și financiare), care conduce la o soluție agreată și recunoscută de părți, iar pe de altă parte de practica din ce în ce mai mult recomandată de autoritățile atât naționale cât și europene privind utilizarea alternativelor extrajudiciare de soluționare a disputelor.
Cadrul juridic ce reglementează activitatea de mediere este Legea nr. 192/2006 privind medierea, cu modificările și completările ulterioare, care definește medierea ca fiind ”o modalitate facultativă de soluţionare a conflictelor pe cale amiabilă, cu ajutorul unei terţe persoane specializate în calitate de mediator, în condiţii de neutralitate, imparţialitate şi confidenţialitate şi având liberul consimțământ al părților.”
În practică medierea poate fi definită ca o activitate de negociere între părți, facilitată de mediator.
Medierea este bineînțeles aplicabilă și disputelor dintre bancă și clienții săi în cadrul relațiilor lor financiare. Tipologia disputelor ce pot să apară în relațiile băncilor cu clienții (atât persoane fizice cât și agenți economici, include dispute pe contractele de cont curent (inclusiv operațiuni de plăți) sau pe contractele de credit ori pe contractele de garanție;
Băncile sunt prin natura activității lor entități economice foarte bine organizate, structurate arborescent şi care funcționează în baza unor reglementări interne extrem de detaliate. Aceste reglementări interne şi managementul centralizat al băncilor, implică un traseu decizional complicat şi, din acest punct de vedere, medierea disputelor în relație cu o instituție bancară capătă unele particularități ce rezidă din chiar specificul organizatoric şi relațional al instituțiilor bancare. Aceste particularități este necesar a fi cunoscute de orice parte ce intră în mediere cu o bancă.
Astfel, pentru orice tip de dispută, intrarea în mediere presupune pentru bancă în primul rând parcurgerea unui proces decizional intern care depinde de nivelul de ierarhizare a deciziei în interiorul băncii, durata acestui proces, limitele de negociere stabilite pentru fiecare ramură decizională şi pe tipuri de decizie, acest proces având o durată potențială ce poate depăși, spre exemplu, cele 15 zile pe care legea le impune ca perioadă maximă pentru acceptarea medierii. Spre exemplu, dacă un client al unei sucursale a unei bănci dorește renegocierea contractului de credit (tipul de dispută cel mai frecvent) şi solicită o mediere, ofiţerul de cont sau directorul sucursalei respective nu are capacitatea decizională de a accepta intrarea în mediere fără a avea aprobarea Centralei băncii, din simplul motiv că nu are limite de renegociere a contractelor. Mai mult, de vreme ce clauzele contractelor de credit sunt standardizate la nivelul conducerii băncii, modificarea acestor clauze fără acordul emitentului ar reprezenta o abatere de la normele interne ale băncii pe care directorul sucursalei respective nu şi-o poate permite.
Pe de altă parte, băncile sunt instituţii extrem de prudente atunci când este vorba de confidenţialitatea documentelor şi a regulilor lor interne. Acceptarea medierii de către o bancă este, în principiu, dificilă chiar şi în condiţiile în care contractul de mediere indică în mod expres clauza confidențialității informațiilor şi documentelor, băncile preferând, în principiu, să-şi rezolve disputele prin negociere directă, asigurându-și, în acest sens, negociatori proprii cu un nivel înalt de profesionalism. Pe de altă parte, acceptarea unei renegocieri de către o bancă nu poate conduce, la prima vedere pentru aceasta, decât la acceptarea sine die a unei renunţări la venituri, iar contractele cu terţii sunt, de regulă, bine formulate şi dificil de atacat.
Oricare dintre partile aflate în conflict poate avea initiativa apelarii la mediere. Primul pas este alegerea mediatorului – din lista mediatorilor autorizati ce se regăseste pe site-ul Consiliului de Mediere din România (pe http://www.cmediere.ro/mediatori/). Din această perspectivă, cunoaşterea mecanismelor intime ale băncilor şi a fluxurilor operaţionale şi decizionale interne este o condiţie fundamentală pentru finalizarea eficientă a unui proces de mediere. Fără a fi neapărată nevoie de o specializare recunoscută, experienţa în domeniul bancar a mediatorului poate constitui deci un avantaj pentru procesul de mediere în sine și este recomandată alegerea unui mediator ce dispune de asemenea experiență.
Mediatorul are obligația de a contacta cealaltă parte, adresându-i o invitație la mediere. Odată medierea acceptată de către ambele părți, se deschide procesul de mediere ce se poate desfășura (ținând cont de specificul structurii decizionale din bancă) în cel puțin două ședințe. Procesul de mediere se are loc sub coordonarea mediatorului și presupune parcurgerea mai multor etape de negociere.
- În cazul în care părțile ajung la o soluție acceptată, se încheie un acord de mediere care, în unele cazuri, poate fi autentificat prin notariat.
- În cazul în care nu se ajunge la o soluție acceptată, mediatorul emite un proces verbal de închidere ce se înmânează fiecăreia dintre părți.
În unele situații, acordul de mediere este suficient pentru închiderea disputei și, în cazul în care recurgerea la mediere s-a făcut în cursul unui proces pe rol, instanțele iau în considerare acordul de mediere la închiderea cazului.
De asemenea, în multe cazuri, părțile folosesc procesul verbal de închidere în instanță, ca argument al bunelor intenții și, în unele cazuri, acolo unde instanțele o cer în mod explicit, ca dovadă a parcurgerii acestui demers de soluționare extrajudiciară a disputei.